L’accueil et le standard :
- Accueil des agents et des partenaires- Information et conseil à des tiers
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
- Gestion des entrées des visiteurs, partenaires et familles au sein du site de Champhol conformément au Protocole des entrées et sorties sur l’établissement
- Suivi des entrées et sorties du CDEF : registre d’entrées et sorties, remise des badges visiteurs etc.- Orientation des visiteurs au sein du site de Champhol
Le secrétariat :
Traitement du courrier (enregistrement, tri, diffusion)
- Gestion des arrivées et départs (navettes)
- Enregistrement du courrier
- Réception et suivi du courrier
- Tri et diffusion du courrier au sein de l’établissement
- Traitement des amendes et des retraites de points, mise en place de la procédure associée
Saisie, mise à jour, sauvegarde de données, tableaux
- Gestion, suivi et diffusion du planning des astreintes
- Mise à jour du répertoire téléphonique
- Gestion logistique des carnets de bord de la flotte des véhicules et
co-gestion du logiciel de réservation des véhicules
- Co-gestion du logiciel de réservation des salles
- Gestion du protocole de prêt de la bibliothèque du CDEF(registre de prêt, relances des retours)
Suivi administratif des dossiers des usagers
- Constitution des dossiers d’admissions des arrivées PPE et PEAet classement des dossiers papiers
- Mise à jour du registre des entrées et des sorties
- Archivage et classement des dossiers des usagers
- Rédaction et transmission du tableau récapitulatif des fugues du CDEF Gestion des stocks dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
- Gestion des stocks de timbres et commandes papiers
- Gestion du protocole recyclage avec le DAME de Champhol
- Gestion des assurances
- Aides ponctuelles auprès des services supports
Savoir-faire:
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- S’exprimer en face-à-face ou au téléphone auprès d’uneou plusieurs personnes
- Utiliser un plan de classement et d’archivage
- Identifier les informations communicables à autrui enrespectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations et des documents
- Utiliser les outils bureautiques
- Travailler en équipe / en réseau
Savoir-être:
- Rigueur et dynamisme
- Qualités relationnelles et d’accueil
- Qualités d’écoute
- Discrétion
- Réactivité
